Version 07/2024
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation sont publiées par In Extenso Belux (ci-après «In Extenso Belux»), Société de droit luxembourgeois dont le siège social est établi à l’adresse 6, Rue d’Arlon, L-8399 Windhof, Grand-Duché de Luxembourg, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Luxembourg. Elles ont pour objet de définir les services proposés par In Extenso Belux dans le PORTAIL CLIENT et le PORTAIL EMPLOYÉ (ensemble la «PLATEFORME») et d’établir les conditions d’utilisation de ces services.
Les services proposés sur la PLATEFORME sont destinés uniquement :
Le terme UTILISATEUR désigne à la fois le client (y compris pour les entités les personnes physiques désignées), les salariés et utilisateurs externes.
L’accès à la PLATEFORME est soumis à l’acceptation des présentes Conditions Générales d’Utilisation par l’UTILISATEUR, qui constitue une condition préalable essentielle.
En accédant à la PLATEFORME, l’UTILISATEUR accepte les présentes Conditions Générales d'Utilisation et s’engage à les respecter. Si l’UTILISATEUR ne les accepte pas, il/elle doit s’abstenir de se connecter à la PLATEFORME et doit se déconnecter.
Le In Extenso Belux propose aux UTILISATEURS, en fonction de leur statut, un portail accessible via Internet. Ce portail facilite la transmission des données nécessaires dans le PORTAIL CLIENT notamment pour le calcul des salaires et permet l'accès, la consultation et l'impression à tout moment de divers documents (bulletins de paie, documents relatifs aux traitements et salaires, comptes annuels, documents comptables, déclarations fiscales, etc.) aux clients du In Extenso Belux.
De plus, il met à disposition des outils de gestion de présence pour aider les clients du In Extenso Belux à se conformer aux obligations légales.
Le PORTAIL CLIENT permet notamment d’accéder aux informations suivantes:
Le PORTAIL EMPLOYÉ permet d’accéder aux répertoires suivants:
Avant de pouvoir se connecter, un UTILISATEUR doit avoir reçu les informations de connexion qui lui permettent d’accéder à la PLATEFORME. Ces informations sont strictement personnelles et confidentielles, et l’UTILISATEUR ne peut les communiquer à qui que ce soit. L’UTILISATEUR déclare à cet égard qu'il veillera à la bonne utilisation des informations dont il aura à disposition et qu’il sera seul responsable de tout manquement ou abus.
Le déclenchement de l’envoi des informations de connexion à un utilisateur ne peut être réalisé / déclenché que par un gestionnaire de In Extenso Belux disposant de droits d’accès spécifiques.
La méthode d’authentification peut se faire de plusieurs manières, dont le choix appartient au client de In Extenso Belux :
Le client et/ou l’UTILISATEUR ayant fait le choix de la méthode d’authentification est conscient des différences de niveau de sécurité entre celles-ci. Il reste responsable de tout problème d’accès non lié à la sécurité de la plateforme elle-même, par exemple la prise de contrôle d’une boite email validée par un hackeur couplé à une identification simple.
En dehors des UTILISATEURS externes, les accès sont liés au contrat de travail (période) de l’UTILISATEUR et sont automatiquement révoqués (en dehors du coffre-fort) lorsque le contrat prend fin.
Les droits d’accès au coffre-fort peuvent rester actifs jusqu’à 15 mois après terme du contrat de travail afin que le salarié puisse récupérer ses données.
Les droits d’accès spécifiques sont désactivés automatiquement au terme du contrat de travail d’un salarié.
In Extenso Belux peut modifier ou révoquer à tout moment les droits d’accès accordés à un UTILISATEUR.
Sans préjudice de l’ARTICLE 8, In Extenso Belux et Fulll belux sàrl feront preuve d’efforts commercialement raisonnables pour fournir une disponibilité maximale de la PLATEFORME, étant entendu toutefois que ce qui suit est exclu des engagements de disponibilité :
In Extenso Belux peut être contacté par son client pour toute question relative à la connexion ou à la disponibilité de la PLATEFORME.
In Extenso Belux s’engage à former son client à utiliser de manière appropriée la plateforme qui lui est mise à disposition.
La transmission des données se fait conformément aux instructions fournies par In Extenso Belux.
Le client de In Extenso Belux assume l'entière responsabilité de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations fournies via le PORTAIL CLIENT.
Fulll Bellux Sàrl, développeur de la plateforme, décline toute responsabilité quant à l'exactitude, l'exhaustivité et la véracité des données saisies et transmises par le biais du PORTAIL CLIENT.
Aux fins de cette section, les termes « données personnelles » et « traitement de données personnelles » auront la signification décrite dans l'article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (« RGPD »).
Chaque Partie traitera les données personnelles auxquelles elle a accès dans le cadre de l’utilisation de la PLATEFORME en conformité avec le RGPD et les lois nationales applicables dans le droit luxembourgeois.
In Extenso Belux peut traiter les données personnelles en lien avec l’utilisation de la PLATEFORME par l’UTILISATEUR. Chaque UTILISATEUR est invité à se référer à la POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA PLATEFORME en Annexe 1 pour sa complète information.
La PLATEFORME dans son ensemble fonctionnel ainsi que ses composants (y compris la présentation et la conception) est la propriété exclusive de la société Fulll belux sàrl, qui se réserve tous les droits de propriété intellectuelle conformément aux lois applicables, notamment le Code de la propriété intellectuelle.
L’UTILISATEUR ayant accès à la PLATEFORME ne peut se prévaloir d’aucun droit en matière de droits de propriété intellectuelle. En outre, l’accès à la PLATEFORME ne confère pas à l’UTILISATEUR le droit de l’utiliser à d’autres fins que celles prévues par les présentes Conditions Générales d’Utilisation.
Toute reproduction, distribution, modification, adaptation, retransmission ou publication, même partielle, de tout élément de la PLATEFORME est strictement interdite, sauf autorisation expresse écrite de fulll belux sàrl et conformément aux lois applicables.
Les données transmises via la PLATEFORME demeurent la propriété des clients de In Extenso Belux, et leur utilisation est régie suivant les accords spécifiques conclus entre In Extenso Belux et ses clients.
Chacune des parties déclare, garantit et convient:
La PLATEFORME et les services associés sont fournis en l’état. L’UTILISATEUR utilise à ses propres risques la PLATEFORME et tous services d’assistance associés.
Fulll Belux Sàrl et In Extenso Belux s’engagent à mettre tout en œuvre pour que la PLATEFORME ainsi que les services proposés soient fonctionnels et en adéquation avec les besoins du client de In Extenso Belux.
Toutefois, aucune garantie n'est fournie quant à la disponibilité ininterrompue de la PLATEFORME, et aucune responsabilité ne sera acceptée pour les pertes ou dommages résultant de cette indisponibilité. En particulier, il n’est pas garanti que les services proposés seront exempts d'erreurs, de virus, de bugs, ou qu'ils fonctionneront de manière ininterrompue, rapide, sûre, précise, complète ou compatible avec votre équipement ou vos installations de communication électroniques.
Il n’est pas non plus garanti que, dans toute la mesure permise par la loi, les services proposés par la PLATEFORME répondront à vos exigences ou attentes spécifiques, ni qu'ils conviendront à un usage particulier. In Extenso Belux ainsi que le développeur de la PLATEFORME, à savoir Fulll Belux Sàrl déclinent toute responsabilité quant aux retards, défauts de livraison ou autres dommages résultant de tels problèmes.
Toute autre garantie non expressément énoncée dans les présentes politiques est formellement exclue. Cette exclusion inclut, mais sans s'y limiter, les dommages indirects tels que les pertes financières, commerciales, ou opérationnelles.
Toutes les garanties fournies par In Extenso Belux dans le cadre de la relation d’affaire qu’il entretient avec le client sont uniquement au bénéfice de l’UTILISATEUR et non au bénéfice d’un tiers.
Fulll Belux Sàrl, développeur de la PLATEFORME, rappelle qu’il est un tiers vis-à-vis de cette relation d’affaire et qu’il ne peut être tenu comme responsable, de manière directe ou indirecte, des garanties fournies par In Extenso Belux qui ne seraient pas respectées.
Aucun agent ou employé de In Extenso Belux n’est autorisé à modifier ou étendre les garanties de In Extenso Belux telles qu’exposées aux présentes.
Le client est seul responsable de la bonne utilisation du PORTAIL CLIENT et de toutes les données transmises à In Extenso Belux.
Le client s'engage à veiller à ce que l'utilisation de la PLATEFORME soit conforme aux présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU).
Le client s'engage à défendre, indemniser et dégager de toute responsabilité In Extenso Belux, ses affiliés, concédants de licence, dirigeants, administrateurs, employés, sous-traitants, agents et fournisseurs contre toute réclamation, responsabilité, dommage, jugement, perte, coût, frais ou dépenses (y compris les honoraires raisonnables d'avocats) résultant de la violation des présentes CGU par le client.
Sans préjudice de la législation en vigueur, ni In Extenso Belux ni ses fournisseurs ne seront responsables des dommages indirects, perte de données, interruption d'activité, manque à gagner, perte de revenus ou d'activité liés aux présentes CGU, même si In Extenso Belux ou ses fournisseurs ont été informés de la possibilité de tels dommages. Cette limitation de responsabilité s'applique également aux dommages découlant de la licence, de la fourniture ou de l'utilisation de la PLATEFORME ou de ses résultats. In Extenso Belux ne sera pas responsable du coût de fourniture d'un bien ou service de remplacement.
À l'exception des obligations de paiement du client, aucune des parties ne sera tenue responsable de tout manquement ou retard d'exécution en vertu des présentes CGU causé par des événements de force majeure tels que : incendie, explosion, tremblement de terre, tempête, inondation, autres événements climatiques, indisponibilité de services d'utilité publique ou de matières premières, défaillances ou retards de service Internet ou d'hébergeur, piratage informatique, attaques de déni de service, guerre, troubles sociaux, actes terroristes, insurrection, émeute, catastrophe naturelle, actes d'ennemis publics, grèves ou autres actions ouvrières, toute loi, ordonnance, règlement ou directive gouvernementale, jugement ou ordonnance d'un tribunal compétent (sans lien avec une violation des présentes CGU par la partie concernée) ou tout autre événement échappant au contrôle de la partie dispensée d'exécution.
Dans la limite exposée à l’ARTICLE 8, In Extenso Belux s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer un accès de qualité à la PLATEFORME. In Extenso Belux s’efforcera également de garantir la sécurité et la confidentialité des données répertoriées sur la PLATEFORME en prenant toutes les mesures adéquates et nécessaires.
Nous révisons régulièrement ces CGU et nous pouvons changer, modifier, ajouter ou supprimer des parties de celle-ci à tout moment. Vous serez informé de tout changement ou ajout à la présente avant l’entrée en vigueur de ces changements ou modifications.
Si une quelconque disposition des présentes Conditions Générales d’Utilisation venait à être déclarée nulle et non avenue, ladite nullité n’affecterait pas la validité des autres dispositions.
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (y compris l’Annexe 1 – Politique de confidentialité de la plateforme) sont régies par le droit luxembourgeois. Tout litige relatif à l’interprétation, à la validité ou à l’exécution des présentes Conditions Générales d’Utilisation est de la seule compétence des tribunaux luxembourgeois.
In Extenso Belux prend très au sérieux les questions relatives à la vie privée et à la confidentialité. La présente Politique de Confidentialité de la PLATEFORME (la «Politique de Confidentialité») définit clairement l’engagement permanent de In Extenso Belux envers les droits à la protection de la vie privée et explique comment nous recueillons, utilisons et divulguons les données personnelles des UTILISATEURS dans le cadre de l’utilisation du PORTAIL CLIENT et du PORTAIL EMPLOYÉ.
Aux fins de la présente Politique de Confidentialité, à l’exception des données personnelles contenues dans les documents fournis ou accessibles sur la PLATEFORME, In Extenso Belux («nous», «nous-mêmes», «nôtre», «nos») agit en qualité de responsable du traitement au sens des lois applicables à la protection des données.
Tout traitement est effectué conformément aux lois applicables à la protection des données, y compris mais sans s’y limiter au Règlement Général Européen sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Dans la présente Politique de Confidentialité, les termes suivants ont la signification qui leur est donnée dans les lois applicables à la protection des données :
«données personnelles» désigne toute information permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique;
«traitement» désigne tout acte en relation avec lesdites données (tel que la collecte, la conservation et le transfert de données);
«personnes concernées», «vous», «votre» et «vos» désignent les UTILISATEURS (personnes physiques) sur lesquelles nous pouvons collecter et traiter des données personnelles afin de leur donner accès à la PLATEFORME et pendant leur utilisation de la PLATEFORME.
Les termes définis dans les Conditions Générales d’Utilisation auront la même signification au sein de la présente Annexe.
Quand collectons-nous vos données personnelles ?
Nous pouvons collecter, conserver et traiter autrement des données personnelles (i) lorsque des clients nous fournissent leurs données personnelles ou lorsque des clients nous fournissent des données personnelles concernant des tiers (généralement des salariés de clients ou des personnes désignées) afin de pouvoir contacter des UTILISATEURS et accorder un accès au PORTAIL CLIENT ou au PORTAIL EMPLOYÉ et (ii) lorsque vous vous connectez à la PLATEFORME, accédez, utilisez, consultez ou imprimez un document disponible sur la PLATEFORME.
Lorsqu’un client nous fournit des données personnelles de tiers, il reconnait qu’il le fait conformément aux lois applicables à la protection des données.
Nous nous efforcerons de préserver l'exactitude des données personnelles que nous détenons ou contrôlons. Les personnes concernées qui fournissent des données personnelles sont toutefois tenues de nous informer rapidement de toute modification de leurs données personnelles.
Vous avez le droit de refuser de nous fournir vos données personnelles mais vous êtes informé que l’absence de fourniture de certaines données personnelles spécifiques (telles que les données requises pour obtenir des droits d’accès) empêchera malheureusement In Extenso Belux de vous fournir un accès à la PLATEFORME et aux services associés.
Nous traitons les données personnelles uniquement lorsque nous avons une raison légitime de le faire. La base juridique du traitement des données personnelles que nous effectuons sera en fonction du traitement effectué l’une des suivantes :
Aucune décision automatisée ne sera prise en lien avec les données personnelles traitées.
Nous avons pour objectif la transparence de notre traitement et de ses motifs. Pour en savoir plus sur nos activités de traitement, veuillez consulter la section pertinente ci-dessous:
Nous vous demandons de nous fournir uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires pour fournir nos services via la PLATEFORME.
Types de données personnelles que nous traitons :
Afin d’atteindre les finalités ci-dessus et uniquement dans ce cadre, nous pouvons être amenés à divulguer des données personnelles aux destinataires suivants : d’autres entités In Extenso Belux, sous-traitants et prestataires de services externes. Le cadre de cette divulgation sera toujours régulé par un contrat visant à préciser un cadre réglementaire stricte et adéquat.
Transfert de données personnelles.
Vous êtes informé que dans de très rares cas certains destinataires de données peuvent se trouver hors du territoire de l’Espace Economique Européen dans des pays qui n’offrent pas un niveau de protection équivalent à celui offert dans l’Union européenne. En fonction de la nature du transfert, tout transfert de données personnelles à ces destinataires :
In Extenso Belux conservera vos données personnelles pendant la durée nécessaire à l’exécution de l’activité de traitement pertinente et/ou pendant la durée de conservation des données autorisée en vertu des lois applicables.
En sa qualité de fournisseur de la PLATEFORME, Fulll Belux Sàrl conservera les journaux d’activité (actions) des UTILISATEURS pendant une durée de 6 mois, en veillant à ne les exploiter dans un cadre technique (correction de bugs ou autre vérification fonctionnelle) ou dans le cadre de la gestion d’éventuels contentieux en lien avec les logs enregistrés.
Concernant vos données personnelles, vous avez le droit:
In Extenso Belux répondra aux réclamations et questions individuelles relatives à la confidentialité et enquêtera et cherchera à résoudre toutes les réclamations. Nous pourrons répondre favorablement à toutes demandes ci-dessus relatives au droit d’opposition, au droit à l’effacement et au droit à la limitation uniquement à la condition qu’elle ne porte pas atteinte et qu’elle ne soit pas en contradiction avec les obligations légales de In Extenso Belux (par exemple avec une obligation légale de conserver les données personnelles concernées) ou en raison de tout autre empêchement qui justifierait que In Extenso Belux ne puisse pas donner suite à de telles demandes. In Extenso Belux s’engage à traiter chaque demande sans frais et dans un délai raisonnable (dans tous les cas dans un délai de 1 mois au plus).
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données du Luxembourg, la Commission Nationale pour la Protection des Données (la «CNPD») ou auprès de votre autorité locale de protection des données si vous ne résidez pas au Luxembourg. Vous pouvez contacter la CNPD comme suit :
In Extenso Belux a pour priorité de garantir que les données personnelles sont correctement protégées contre toute violation. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates, telles que, en fonction des équipements, une protection par mot de passe, des verrous physiques, etc., pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques que représentent le traitement et la nature des données personnelles à protéger.
Les employés de In Extenso Belux ont accès aux données personnelles uniquement aux fins d’accomplir leurs tâches professionnelles. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité et reçoivent notamment une formation et une documentation qui leur permettent d’améliorer leurs compétences pratiques et leurs connaissances sur les questions de la protection des données.
In Extenso Belux se réserve le droit de modifier, compléter et/ou corriger la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Dans ce cas, vous serez informés par email ou par toute autre méthode de notre choix et autorisée en vertu de la loi applicable.
In Extenso Belux a nommé un Délégué à la Protection des Données afin de gérer et de surveiller notre conformité. Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données pour toute question ou pour faire valoir vos droits par email à : gdpr@inextenso-belux.com.
